İSTANBUL TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

İstanbul Teknik Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi tarafından, Avrupa Birliği ve Uluslararası kuruluşlarca desteklenen tüm proje harcamaları, yürürlükteki yasal mevzuat hükümlerine tam uyumlu şekilde gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamdaki tüm mali ve idari işlemler; "Avrupa Birliği ve Uluslararası Kuruluşların Kaynaklarından Kamu İdarelerine Proje Karşılığı Aktarılan Hibe Tutarlarının Harcanması ve Muhasebeleştirilmesine İlişkin Yönetmelik" ile Avrupa Birliği ve ilgili uluslararası kuruluşlarca belirlenen özel harcama usul ve esaslarına göre yürütülmektedir.

1. AB ve Uluslararası Projelere İlişkin Esaslar ve Başlangıç Süreci

Projelerin resmi kabul süreçlerinin tamamlanmasının ardından, İTÜ BAP AB ve Uluslararası Projeler birimimiz koordinasyonunda aşağıda detaylandırılan idari ve mali adımlar sırasıyla takip edilir:

• Sözleşme İletimi: Kabul edilen projenin yürütücüsü, taraflarca imzalanmış ve yürürlüğe girmiş proje sözleşmesini (Grant Agreement) ve tüm eklerini "EK Hesap Açım Formu" ile birlikte İTÜ BAP Birimi’ne resmi olarak iletir.
• Özel Banka Hesaplarının Açılması: Projeye ait tüm hibe ve harcama işlemlerinde kullanılmak üzere ilgili banka nezdinde özel hesaplar açılır. Proje yürütücüsü, "Hesap Açma Dilekçesini" gereği yapılmak üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı’na, bilgi amacıyla ise BAP birimine iletilmek üzere Rektörlük Yazı İşleri Müdürlüğü’ne sunar. Proje kapsamında yapılacak tüm ödemeler bu hesaplardan gerçekleştirilir. Kullanılacak yabancı para birimi (Euro, Dolar vb.) hesabına ek olarak mutlaka bir Türk Lirası (TL) hesabı da açılmalıdır.
• Harcama Yetkisi ve Talimatı: Projeye yönelik her türlü harcama, proje yürütücüsünün yazılı talimatı üzerine ve ilgili ulusal/uluslararası mevzuat hükümlerine uygunluk gözetilerek doğrudan ilgili proje hesabından yapılır. Projenin harcama yetkilisi proje yürütücüsüdür. Projeye ilişkin gerçekleştirme görevlisi, proje yürütücüsü tarafından yazılı olarak belirlenir ve BAP birimine bildirilir.
• Sorumluluklar: Proje yürütücüsü; harcamaların proje şartları, bütçe kısıtları ve amaçlarına uygun, etkin ve verimli şekilde kullanılmasından, kamu idaresine ve hibe sağlayıcı kuruluşa karşı mali hesap vermekten doğrudan sorumludur. Kaynakların etkin kullanılmamasından doğabilecek her türlü zararın tazmini yürütücünün sorumluluğundadır.
• Muhasebe Kayıtları: Proje harcamalarına ilişkin tüm muhasebe kayıtları paralel olarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve AB Projeler Ofisi tarafından tutulur.
  Referans Adresler: http://www.stratejigelistirme.itu.edu.tr/ | https://projelerofisi.itu.edu.tr/

2. KDV İstisna Sertifikası ve Vergi Muafiyeti İşlemleri

Avrupa Birliği destekli projeler Katma Değer Vergisi (KDV) ve Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) gibi vergilerden muaftır. Bu doğrultuda sözleşme kapsamındaki mal alımları, hizmet ifaları ve yaptırılacak işlerdeki ödemelerde faturalara KDV dahil edilmez. Bu muafiyetten yararlanabilmek için yürütücünün "KDV İstisna Sertifikası" (KDV İstisna Bilgi Formu) alması zorunludur.

Sertifika Başvuru Mercileri:

• Bütçesi 10 Milyon Euro ve altında olan projeler: Başvurular, projenin yürütüldüğü ilin Vergi Dairesi Başkanlığına (Vergi Dairesi Başkanlığı bulunmayan illerde Defterdarlıklara) resmi bir dilekçe ile gerçekleştirilir.
• Bütçesi 10 Milyon Euro’yu aşan projeler: Başvuruların doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) sunulması gerekmektedir.

3. AB ve Uluslararası Projelere İlişkin Harcama İşlemleri ve Süreçleri

Proje özel hesabındaki tutarlar; konaklama, ulaşım, yevmiye, sarf malzemesi, taşınır/taşınmaz mal alımı, hizmet alımı ve personel ödemeleri şeklinde, proje sözleşmesine ve AB tarafından belirlenen genel esaslara uygun olarak ödenir.

"Proje Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller" belgesinin yürütücü tarafından imzalanmış olması kaydıyla, alımlarda fatura veya fatura yerine geçen belgelerin ödeme belgesine bağlanması esastır. Bu belgelerin üzerine yürütücü tarafından:
“Piyasa Fiyat Araştırması Yapılmıştır ve Belirtilen Taşınır Mallar Muayene ve Kabulü Yapılarak Tam ve Kusursuz Olarak Teslim Alınmıştır.”şerhi düşülerek imzalanması zorunludur. Faturalar kurum adına ve proje adı belirtilerek düzenlenir. Bu şerhin bulunması durumunda harcama evrakında ayrıca Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı, Hakediş Raporu ve Muayene Kabul Komisyon Tutanağı aranmaz.

3.1. Mal ve Hizmet Alımı Süreçleri ve Sınırları

Alımlar, proje sözleşmesindeki belirlemeler ve program kurallarına göre proje süresi içinde gerçekleştirilir:

• 150.000 Euro’ya kadar olan alımlar: Doğrudan temin yolu ile gerçekleştirilir.
• 150.000 Euro’yu aşan alımlar: İhale yolu ile gerçekleştirilir. 4734 Sayılı Kamu İhale Kanununun 3. maddesinin (f) bendi kapsamında yapılacak ihalelere ilişkin 01/12/2003 tarihli ve 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen esaslar uygulanır.

3.2. Avans Yoluyla Mal ve Hizmet Alımları

Proje amaçları için kullanılmak üzere proje yürütücüsü veya belirlenen proje mutemetlerine avans verilebilir. Avans limiti 150.000 Euro’ya kadar olup, bu sınırlar dahilindeki alımlar proje yürütücüsünün yetki ve sorumluluğunda, kendi belirleyeceği usul ve ilkelere göre gerçekleştirilir. Bu tutarı aşan alımlarda 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı esasları uygulanır. Avansın kapatılması aşamasında tüm standart evraklara ek olarak Avans Mahsup / Kesin Hesap Formu düzenlenmesi zorunludur.

4. Fatura Kesiminde Dikkat Edilecek Hususlar

Yapılan tüm mal ve hizmet alımlarında fatura alınması zorunludur. Faturayı düzenleyen firmanın e-fatura mükellefiyet durumu https://ebelge.gib.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html adresi üzerinden VKN/TCKN ile sorgulanmalıdır.

5. Yolluk ve Seyahat Ödemeleri Süreçleri

Yurt içi veya yurt dışı bilimsel/teknik görevlendirmelere ilişkin harcamalar, "Yurtiçinde ve Yurtdışında Görevlendirmelerde Uyulacak Esaslara İlişkin Yönetmelik", 6245 Sayılı Harcırah Kanunu ve H Cetveli hükümleri çerçevesinde ödenir.

• Görevlendirme Olur Şartı: 2547 sayılı Kanun'un 39. maddesi uyarınca personelin bağlı bulunduğu akademik bölüme başvurarak görevlendirme alması zorunludur. İdari personel ve öğrenciler ise 6245 sayılı Kanun'un 4. maddesi uyarınca bağlı bulundukları Fakülte, Enstitü veya Rektörlüğe başvurmalıdır.
• Zamanlama: Ödemenin yapılabilmesi için Rektörlük Görevlendirme Olur Yazısı ile Fakülte Yönetim Kurulu Kararının (FYKK) seyahat gerçekleşmeden önce alınmış olması gerekmektedir.
• Yolluk Bildirim Süresi: Görevden dönüşü takiben en geç 30 gün içerisinde beyanda bulunulmalı ve yolluk bildirim formu hazırlanmalıdır.

5.1. Yolluk Ödeme Yöntemleri

A) Avans Yoluyla Ödeme: Seyahat öncesinde yolluk avansı talep ediliyorsa; Görevlendirme Yazısı, FYKK ve imzalı Avans Talep Dilekçesinin seyahat tarihinden en az 10 gün önce BAP birimimize teslim edilmesi gerekir. Görev dönüşünden itibaren 1 ay içinde mahsup işlemi tamamlanmalıdır. Yurtdışı mahsuplarında avansın çekildiği günkü kur esas alınır.

B) Nakit Yoluyla Ödeme: Görev dönüşünde, H-Cetveli kadro derece gündelikleri esas alınarak Yolluk Bildirim Formu düzenlenir. Yurtdışı görevlerinde, beyan tarihindeki Merkez Bankası döviz satış kuru (https://www.tcmb.gov.tr/kurlar/kurlar_tr.html) esas alınarak TL'ye çevrilir.

5.2. Yolluk Ödemelerinde Gerekli Belgeler

• Rektörlük Görevlendirme Oluru ve Fakülte Yönetim Kurulu Kararı (FYKK).
• Yürütücü ve bildirim sahibi imzalı Yurtiçi/Yurtdışı Geçici Görev Yolluk Bildirim Formu.
• Uçak Biletleri: VUK Genel Tebliği (Sıra No: 462) uyarınca yerli havayollarının sisteminden alınan mali e-biletler geçerlidir. Acentelerden alınan biletlerde ise mutlaka resmi acente faturası eklenmelidir. (Sadece internet bilgi/rezervasyon belgeleri kabul edilmez).
• Yolculukta kullanılan metro, otobüs, tren, taksi vb. ulaşım gider belgeleri.
• Katılım ücreti (konferans/seminer kayıt ücreti) ödeme belgesi.
• Otel/konaklama faturası (Merkezi Harcama Belgeleri Yönetmeliği Madde 22'ye uygun).
• Yurtdışı görevlerinde E-Devlet üzerinden alınan "Yurda Giriş/Çıkış Belgesi" veya pasaportun fotoğraflı sayfası ile giriş-çıkış damgalarının bulunduğu sayfaların fotokopileri.
• Arazi çalışması taşıt yakıt giderleri için "Yakıt Fişi Fatura Beyanı".
• Üniversite dışı görevlendirilenler için TC Kimlik ve Banka Hesap (IBAN) Bilgileri Formu.

5.3. Yurtdışı Konaklama Gideri Hesaplama Metodolojisi

Yurt dışı konaklama gideri ödemelerinde, seyahat ve ikamet süresinin ilk 10 günü ile sınırlı olmak kaydıyla, faturalandırılan günlük konaklama bedelinin, kişinin artırımlı gündeliğinin %40'ını aşması halinde, aşan kısmın %70'i konaklama bedeli olarak ödenir.

6. Diğer Özel Mali İşlemler ve Kapatma Süreçleri

6.1. Proje Teşvik İkramiyesi (PTİ) Ödemeleri

Proje sözleşmesinde yer alması kaydıyla yürütücü ve araştırmacılara PTİ ödemesi yapılabilir. PTİ taleplerinin her ayın en geç ikinci haftası içerisinde BAP birimine yazılı dilekçe ile iletilmesi şarttır. Ödemeler yürütücü/araştırmacının kişisel vergi dilimi üzerinden gelir ve damga vergisi kesintileri yapılarak hesaplanır.

6.2. Proje Ortağına Döviz Gönderim Süreci

Yurt dışı proje ortaklarına yapılacak döviz transferlerinde süreç, kur dalgalanmalarından etkilenmemek adına hassasiyetle yürütülür:

1. Gönderilecek tutar, para birimi ve transfer amacını belirten Talep Dilekçesi hazırlanır.
2. Proje ortağına ait tam banka bilgileri temin edilir: Banka Adı, Şube Adı/Kodu, Alıcı Kurum Tam Yasal Adı, Alıcı IBAN, Swift/BIC Kodu, Banka Adresi ve Ülke Bilgisi.
3. Harcama Talimatı düzenlenir.
4. Ödeme giriş ve onayı için Harcama Yetkilisi, Gerçekleştirme Görevlisi, BAP Birimi ve Strateji Daire Başkanlığı personeli ortak bir işlem günü belirler.
5. Kararlaştırılan güne ait Döviz Transfer Formu hazırlanır ve transfer güncel kur üzerinden gerçekleştirilir. İşlem kur sabitlemeli yapıldığından mutlaka belirlenen gün 09:00 - 11:00 saatleri arasında tamamlanmalıdır.
6. Farklı döviz birimleri arasındaki transferlerde %0.2 oranında Kambiyo Vergisi uygulanır ve bu kesinti doğrudan proje bütçesinden karşılanır.

6.3. Projenin Tamamlanması ve Kapatılması

Proje süresinin sona ermesiyle birlikte yürütücü, proje kapanış dilekçesini BAP Birimine ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iletir. Projeye hibe veren kuruluştan son ödemenin (final payment) alınmasını takiben en geç 1 ay içerisinde tüm harcamalar sonlandırılarak Hesap Özet Cetvelleri birime teslim edilmelidir. Maliye Bakanlığı'na bildirilmiş olan projeye özel banka hesapları kapatılarak, hesapta kalan bakiye tutarlar doğrudan Rektörlük Avrupa Birliği Ortak Hesabı'na aktarılır.