Proje Başlangıç İşlemleri

Harcama Yetkisi ve Genel Kurallar

• Harcama Yetkilisi: TÜBİTAK 1001 projelerinde harcama yetkilisi proje yürütücüsüdür.
• Gerçekleştirme Görevlisi: Proje yürütücüsü tarafından belirlenen, öncelikle proje personeli, değilse birim/bölüm personelinden seçilen kadrolu bir İTÜ mensubu olmalıdır.
• Harcama Sistemi: Tüm harcamalar Maliye Bakanlığı Harcama Yönetim Sistemi (HYS) üzerinden yapılır. Sisteme kaydolmak için BAP Birimi ile iletişime geçilmelidir.
• Fatura: Faturalar kurum adına düzenlenmeli ve açıklama kısmında mutlaka proje numarası belirtilmelidir. Analiz, bakım ve onarım gibi hizmet alımlarında KDV Tevkifatı yapılması zorunludur.

Mal/Malzeme/Hizmet Alım Yöntemleri

• Doğrudan Temin: Harcama onay belgesi, teknik şartname, en az 3 fiyat teklifi ve piyasa fiyat araştırması gibi süreçleri kapsar. Mal alımlarında Taşınır İşlem Fişi düzenlenmesi gereklidir.
• Avans: Yurtiçi için 300.000 TL, yurtdışı için 600.000 TL limit uygulanır. Mahsup süresi yurtiçinde 2 ay, yurtdışında ise 6 aydır.
• Kesin Ödeme: Satın alma işlemi yürütücü veya mutemet tarafından yapılır ve harcama belgelerinin ibrazı sonrası tutar kişiye ödenir.

Yolluk ve Burs İşlemleri

• Yolluk: Yurtdışı seyahatlerde 6245 sayılı Harcırah Kanunu, yurtiçi seyahatlerde ise TÜBİTAK'ın belirlediği esaslar uygulanır. Görevlendirme tarihinden 15 gün önce avans alınabilir; ulaşım ve konaklama faturaları görevlendirilen kişi adına olmalıdır.
• Burs: Bursiyerlerin SGK giriş işlemleri için BAP Burs Ofisi'ne başvurulması gerekmektedir.

TÜBİTAK Kurum Hissesi Kullanımı

• Yürütücü Payı: Gerekli prosedürler takip edilerek yürütücü talebi doğrultusunda kullanılabilir.
• Rektörlük Payı (%50): Makine-teçhizat, bakım-onarım, sarf malzemesi, analiz hizmetleri, seyahat ve belirli şartları sağlayan dergi basım ücretleri için kullanılabilir.
• Başvuru: Talep formu ile "TÜBİTAK Kurum Hissesi Proje Yürütücüsü Talep Formu" konu başlığı altında bap@itu.edu.tr adresine e-posta gönderilmelidir. Nihai değerlendirme Rektörlük tarafından yapılır.
• Not: Kurum hissesi ödemelerinde harcama yetkilisi Prof. Dr. Lütfiye DURAK ATA’dır.

İş Akış Türleri

BAP Birimi, TÜBİTAK projeleri kapsamında dört ana kategoride işlem gerçekleştirmektedir:

1. Burs Ödemeleri

Bilgi için: https://bap.itu.edu.tr/formlar/tubitak-burslari

2. Yolluk Ödemesi

• 6245 sayılı Harcırah Kanunu kapsamında yolluk almaya hak kazanan kişilerin talepleri alınır ve gerekli belgeler temin edilir.
• Görevlendirme yazıları mevzuata göre kontrol edilir.
• Yolluk Bildirim Formu düzenlenerek imzalanır; formlar, Onay Belgesi ve Görevlendirme Yazısı kontrol edilerek eksikler giderilir.
• Muhasebe İşlem Fişi ve Onay belgesi hazırlanıp imzalanır.
• MYS üzerinden ödeme emri oluşturulur, ödeme tamamlanır ve TTS'ye giriş yapılarak işlem sonlandırılır.

3. PTI (Proje Teşvik İkramiyesi) Ödemesi

• İşlem; TÜBİTAK'tan gelen kabul yazısı, PTI alacakların listesi, yürütücü dilekçesi ve maaş bordrolarının teslimi ile başlatılır.
• Onay Formu, bordro ve Muhasebe İşlem Fişi düzenlenerek MYS sistemine yüklenir ve yetkililerce imzalanır.
• Ödeme tamamlanıp TTS'ye harcama girişi yapıldıktan sonra, maaş biriminin muhasebeleştirme yapabilmesi için EBYS üzerinden ödeme yapıldığına dair yazı yazılarak işlem sonlandırılır.

4. Satın Alma İşlemleri

• Projelerden gelen talepler değerlendirilerek uygun bulunanların alım süreci başlatılır.
• Onay belgesi düzenlenir, piyasa fiyat araştırması yapılarak teklifler alınır.
• En uygun teklifi veren firmadan malzeme temin edilir.
• Alınan malzemenin muayene ve kabul komisyonu işlemleri ile taşınır kayıt işlemleri gerçekleştirilir.
• Son olarak MYS sistemi üzerinden ödeme emri oluşturulup imzalanır, ödeme tamamlanır ve TTS'ye harcama girişi yapılarak işlem sonlandırılır.

1. GENEL İDARİ VE MALİ ESASLAR

2. BURS, YOLLUK VE KURUM HİSSESİ YÖNETİMİ

1. Burs ve Yolluk Esasları	2. TÜBİTAK Kurum Hissesi Dağılımı	3. Kurum Hissesi Başvuru Yöntemi
• Burs İşlemleri: Bursiyerlerin SGK giriş işlemleri için doğrudan BAP Burs Ofisi'ne başvurulmalıdır. Ayrıntılı kılavuz bap.itu.edu.tr adresindedir. • Yolluk İşlemleri: Yurtdışı seyahatlerde 6245 sayılı Harcırah Kanunu, yurtiçinde TÜBİTAK esasları uygulanır. Seyahat tarihinden 15 gün önce avans alınabilir. Faturalar kişi adına olmalıdır.	• Yürütücü Payı: Yürütücü talebi ve gerekli prosedürler ile kullanılır. • Rektörlük Payı (%50): Makine-teçhizat, bakım-onarım, sarf malzeme, analiz hizmeti, seyahat ve belirli şartları sağlayan dergi basım ücretleri için harcanabilir. Kurum Hissesi Harcama Yetkilisi: Prof. Dr. Lütfiye DURAK ATA	• Başvuru Kanalı: Talep formu doldurularak bap@itu.edu.tr adresine e-posta gönderilmelidir. • E-posta Konu Başlığı: "TÜBİTAK Kurum Hissesi Proje Yürütücüsü Talep Formu" • Onay Mekanizması: Nihai değerlendirme ve onay Rektörlük tarafından yapılır.

3. DÖRT ANA KATEGORİDE OPERASYONEL İŞ AKIŞ ŞEMASI (MATRİS)

1. Burs Ödemeleri Bursiyer süreçleri, tescil işlemleri ve aylık düzenli ödeme takibi BAP Burs Ofisi koordinasyonunda yürütülür. Detaylı bilgi ve formlar için resmi kılavuz sayfasını ziyaret ediniz: 🔗 bap.itu.edu.tr/ formlar/tubitak-burslari

2. Yolluk Ödemesi 6245 s. Kanun kapsamında yolluk almaya hak kazananların talepleri alınır ve gerekli belgeler temin edilir. Görevlendirme yazıları mevzuata ve tarihlere göre titizlikle kontrol edilir. Yolluk Bildirim Formu düzenlenerek ilgili kişilere imzalatılır. Bildirim formları, Harcama Onay Belgesi ve Görevlendirme Yazısı kontrol edilerek eksikler giderilir. Muhasebe İşlem Fişi (MİF) ve Onay Belgesi hazırlanıp imzaya sunulur. MYS üzerinden ödeme emri oluşturulur, ödeme tamamlanır ve TTS'ye giriş yapılarak işlem kapatılır.

3. PTI Ödemesi TÜBİTAK'tan gelen resmi kabul yazısı, PTI alacaklar listesi, yürütücü dilekçesi ve güncel maaş bordroları teslim alınarak süreç başlatılır. Onay Formu, bordro dökümleri ve Muhasebe İşlem Fişi düzenlenerek MYS sistemine yüklenir ve yetkililerce imzalanır. Ödeme birimi tarafından aktarım tamamlanır ve TTS'ye harcama girişi yapılır. Maaş biriminin muhasebeleştirme yapabilmesi amacıyla EBYS üzerinden ödeme yapıldığına dair resmi yazı yazılıp işlem sonlandırılır.

4. Satın Alma İşlemleri Projelerden gelen mal/hizmet talepleri değerlendirilerek mevzuata uygun bulunanların alım süreci resmi olarak başlatılır. Harcama Onay Belgesi düzenlenir, piyasa fiyat araştırması yapılarak firmalardan proforma teklifler toplanır. En uygun teklifi veren ve şartları sağlayan firmadan malzeme/hizmet temin edilir. Alınan malzemenin muayene ve kabul komisyonu işlemleri yürütülür, taşınır kayıt (TİF) işlemleri gerçekleştirilir. MYS sistemi üzerinden ödeme emri oluşturulup imzalanır, ödeme tamamlanır ve TTS'ye harcama girişi yapılarak işlem bitirilir.