• Piyasa Fiyat Araştırması Tutanağı: Mal ve Hizmet alımlarının ihalesi yapılmadan önce idarece her türlü fiyat araştırması yapılarak KDV hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir ve dayanakları ile (piyasadan alınan tekliflerde) yaklaşık maliyet cetvelinde gösterilir. Bu yaklaşık maliyet ihale sonuçlanıncaya kadar gizliliği korunur

• Teknik Şartname: Alınması düşünülen mal ve hizmetin marka ve model belirtilmeden en ince ayrıntısına kadar Teknik özelliklerinin belirtildiği ve teknik şartnameyi hazırlayan kişi tarafından imzalanan onay belgesi ile sunulması zorunlu olan bir belgedir. Ayrıca alınacak cihaz için garanti koşulları belirtilmelidir

• Onay Belgesi: Sadece hizmet alımında doldurulması gerekli olan matbu formdur. Onay belgesi doldurulur ve yürütücü tarafından imzalanır.

Alımı yapabilmek için onaya sunulmak üzere hazılanması gereken aşağıdaki belgelere ek olarak; makina-teçhizat alımlarında teknik şartname, sarf malzemesi alımlarında malzeme listesi, hizmet alımlarında hizmet gerekçesi ve en az üç firmanın fiyat teklifi ile2 nüsha halinde getirilmesi gerekmektedir.