BAP projeleri kapsamında gerçekleştirilecek mal, malzeme ve hizmet alımları; 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 2003/6554 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararı, Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmektedir. Tüm harcama işlemleri BAPSİS üzerinden yürütülmekte olup aşağıda belirtilen işlem sırasının takip edilmesi zorunludur.
İşlem Adımları
1. Harcama Talebinin Oluşturulması
- Sisteme Giriş: BAPSİS > Proje İşlemleri > Harcama İşlemleri menüsüne giriş yapılır.
- Talep Türünün Belirlenmesi: Mal, malzeme ve hizmet alımları için "Genel Satın Alma Talebi Oluştur"; seyahat giderleri için ise "Seyahat Harcama Talebi Oluştur" seçeneği tercih edilir.
- Bütçe Kalemi Seçimi: BAP Komisyonu tarafından onaylanan proje bütçe kalemlerinden harcama yapılacak ilgili kalemler seçilir.
- Birime Gönderim: Oluşturulan talep taslak olarak kaydedildikten sonra, "Başvuruya Dönüştür & Belge Oluştur" butonu kullanılarak ilgili Birime gönderilir.
2. Harcama Talep Dilekçesinin Teslimi
Online başvurunun tamamlanmasının ardından sistem tarafından üretilen resmi Harcama Talep Dilekçesi, ıslak imzalı olarak en geç 1 hafta içerisinde BAP Birimine elden teslim edilmelidir.
Dilekçeye Eklenecek Belgeler:
- En az 3 adet fiyat teklifi
- Gerekli hallerde usulüne uygun hazırlanmış teknik şartname
ÖNEMLİ: Belirtilen yasal süre içerisinde Birime fiziksel olarak teslim edilmeyen harcama talepleri sistem tarafından otomatik olarak iade edilir.
3. Harcama Talebinin Onaylanması
- İnceleme: Yapılan başvuru BAP Birimi tarafından detaylıca incelenir.
- Onay Süresi: Uygun bulunan talepler, fiziksel evrakların Birime teslim edilmesini takiben 1-5 iş günü içerisinde onaylanarak BAPSİS'e işlenir.
- Bilgilendirme: Harcama talebi onaylandığında, proje yürütücüsüne sistem tarafından otomatik bir bilgilendirme e-postası gönderilir.
ÖNEMLİ: Harcama talebi BAP Birimi tarafından resmi olarak onaylanmadan önce kesinlikle hiçbir satın alma işlemi (sipariş, fatura kesimi vb.) gerçekleştirilmemelidir.
4. Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağının Düzenlenmesi
Harcama talebinin onaylanmasının ardından, proje yürütücü tarafından BAPSİS üzerinden Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı oluşturulur.
- Firma Ekleme: "Firma Ekle" butonu kullanılarak teklif alınan firmalar sisteme dahil edilir.
Not: Eğer ilgili firma sistemde kayıtlı değilse; firmanın açık unvanı, vergi dairesi ve vergi numarası bilgileri cari kayıt işleminin yapılabilmesi için ilgili BAP satın alma personeline e-posta ile iletilir. Cari kayıt işlemi BAP Birimi tarafından gerçekleştirilir. - Teklif Girişi: Toplanan en az 3 adet fiyat teklifi sisteme işlenir.
- Fiyat Esasları: Teklif fiyatları sisteme KDV hariç ve birim fiyat esas alınarak girilmelidir.
- Sistem Onayı: Giriş işlemleri tamamlandıktan sonra sırasıyla "Kaydet" ve ardından "BAP Birimine Gönder" butonları kullanılarak tutanak sistem üzerinden Birime iletilir.
- Fatura İstemi: Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Birime gönderildikten sonra, en düşük fiyat teklifini veren firmadan fatura düzenlenmesi istenir ve düzenlenen fatura ilgili BAP satın alma personeline e-posta yoluyla ulaştırılır.
5. Fatura ve Ödeme Evraklarının Teslimi
Gönderilen fatura BAP Birimi tarafından incelenip sisteme işlendiğinde, proje yürütücüsüne bilgilendirme e-postası gönderilir ve ödeme sürecinin ikinci aşamasında hazırlanması gereken belgeler talep edilir.
Hazırlanacak ve Islak İmzalı Olarak BAP Birimine Elden Teslim Edilecek Belgeler:
- Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
- Taşınır İşlem Fişi Yalnızca Mal Alımlarında
- Hizmet İşleri Hakediş Raporu Yalnızca Hizmet Alımlarında
- Vergi Borcu Yoktur Yazısı Gerekli Hallerde, Son 7 Gün İçerisinde Alınmış
Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
- Teklif Standartları: Alınan fiyat teklifleri en az 3 adet olmalı ve KDV hariç birim fiyat esas alınarak hazırlanmalıdır.
- KDV Tevkifatı (9.600 TL Sınırı): Bedeli 9.600 TL ve üzerinde olan hizmet alımlarında, yürürlükteki güncel KDV tevkifatı hükümleri uygulanır.
- E-Fatura Kontrolü: E-fatura mükellefi olan firmaların faturaları e-fatura formatında düzenlenmelidir. Fatura kesilmeden önce ilgili firmanın e-fatura mükellefiyeti mutlaka kontrol edilmelidir.
- Yetkisiz Harcamalar: BAP Biriminin resmi onayı alınmadan gerçekleştirilen ya da Komisyon tarafından onaylanan proje bütçe kapsamı dışında kalan harcamalar için ödeme yapılması yasal olarak mümkün değildir.
- Talep Üzerinde Revizyon Kısıtı: Birime online olarak gönderilen harcama talepleri üzerinde sonradan herhangi bir değişiklik yapılamaz. Değişiklik yapılması gereken durumlarda talebin iadesi istenmeli; gerekli düzenlemeler tamamlandıktan sonra sistem üzerinden yeni bir harcama talebi oluşturulmalıdır.
Teknik Şartname Hazırlama Esasları
- Marka ve Model Kısıtı: Teknik şartnameler, rekabet ilkelerine uygun olarak kesinlikle marka ve model belirtilmeksizin objektif teknik özelliklerle hazırlanmalıdır.
- Sisteme Yükleme: Gerekli görülen alımlarda hazırlanan teknik şartname BAPSİS'e yüklenebilir.
- Ön Görüşme: Teknik şartnamenin sisteme yüklenmesinden önce, olası iadelerin önüne geçmek amacıyla BAP Birimi ile görüşülerek bilgi alışverişinde bulunulması tavsiye edilir.
- İmza ve Teslim: Teknik şartnamenin tüm sayfaları imzalanmalı ve Harcama Talep Dilekçesi eki olarak ıslak imzalı şekilde BAP Birimine elden teslim edilmelidir.